Arrendamiento o Alquiler con Opción a Compra de Computadoras

Algunas personas prefieren alquilar una computadora en lugar de comprarla. Esta es una opción ya sea para las personas individuales o para una empresa. Existen diferentes tipos de factores a considerar cuando se arrenda un equipo, de las cuales no todas implican un costo. Usted se preguntará que tan rentable es alquilar y no comprar una computadora. Usted querrá leer su contrato minuciosamente e incluso negociar algunos puntos.


1. Descripción general

Usted querrá obtener todos los términos por escrito. ¿Que se encarga de prestar servicios de mantenimiento al equipo? ¿Que pasa si se lo roban? ¿Se proporcionará impresoras y otros accesorios? Una vez que usted decida qué productos y servicios son importantes, usted estará en mejor posición para negociar un buen acuerdo. El alquiler con opción de compras de computadoras es en realidad más factible, por lo menos para una pequeña empresa y, desde luego, una grande. La persona es quien decide si opta por el arrendamiento de una computadora y debe asegurarse en hacer un buen negocio. Sin embargo, el pago mensual es a veces más viable que la totalidad del precio por adelantado. El aspecto más importante de este tipo de negocio puede ser estresante y es leer la letra pequeña en negrita de las partes de abajo. Independientemente de lo que sea convenido verbalmente, asegúrese de que también se haga un acuerdo por escrito y asegúrese de leer el contrato en su totalidad ya que puede contener cosas que ni siquiera había pensado. Probablemente usted tiene que cotizar en varios lugares antes de encontrar la compañía y el trato que sea adecuado para usted. Si es posible, usted deberá mantener el mayor número de servicios con la misma empresa. Esto hará que las cosas sean más fáciles para usted y muy posiblemente más baratas. Tiene que estar claro que si no cumple su contrato probablemente habrá un Cargo Por Cancelación Anticipada (CCA) y éste puede ser caro. Debe revisar si esa tasa se reduce cuanto más cerca se llega al cumplimiento de su contrato. Si no es así, entonces usted debe empezar a negociar la ese cargo. La negociación será un factor clave en el tipo de operación que realice. No cometa el error de no mirar a largo plazo. Lo que parece genial hoy puede no funcionar para usted en 6 meses. En otras palabras, asegúrese de que esto es algo que realmente quiere hacer antes de firmar cualquier cosa.

2. Mantenimiento y Servicio

Una de las razones por las que las personas arriendan las computadoras es porque quieren que alguien más se ocupe de los sistemas. Si se llega a un acuerdo de servicio y mantenimiento entonces alguien de la empresa de computación se encargará de la revisión; sin embargo, a menudo se acuerda una revisión mensual o cuatrimestral y se le da una rutina de mantenimiento al sistema de la computadora, para asegurar que todo esté funcionando sin problemas. Además, usted querrá asegurarse de que alguien de la empresa de arrendamiento brindará un servicio en caso de que la computadora tenga algún problema. Si usted esta pagando por el servicio, entonces asegúrese de que su contrato estipula que alguien vendrá a realizar el servicio siempre que sea necesario. Normalmente, el contrato estipula que usted tiene, por ejemplo, 3 llamadas de servicio en un año incluidas en el precio de su arrendamiento y, a continuación, si usted necesita servicio que exceda las 3 veces, deberá pagar una cuota por cada visita adicional. El mantenimiento podría incluir cualquier aspecto relacionado con la rutina de mantenimiento de computadoras, desde la revisión de impresoras en caso de necesitar tinta o tóner. Por otra parte, y de mayor importancia, el mantenimiento de rutina debería incluir la comprobación de que el software de anti-virus se mantenga actualizado y que el sistema esté siendo escaneado con regularidad en busca de virus. De la misma manera, el sistema debe tener la eliminación de softwares espías y debe ser ejecutado con regularidad y mantenerse al día. El mantenimiento y el servicio regular es lo que va a mantener funcionando a su equipo sin dificultades. Es importante que usted o alguien que usted delegue pueda darle seguimiento y sepa cuándo es el momento que el técnico debe revisar el equipo y también saber qué hacer entre cada visita de los técnicos.

3. Costo

Arrendar una computadora suele ser más caro que comprar una. Hay situaciones en las que tiene sentido tal como un negocio que necesita a alguien que le brinde servicio técnico y le realice actualizaciones. La línea última probablemente refleje la diferencia, pero si no puede pagar el sistema que necesita, entonces va a estar pagando intereses de un préstamo de negocios o una tarjeta de crédito. Con esto en mente, su arrendamiento de sistemas informáticos para la computadora puede tener más sentido, sobre todo si negocia un acuerdo que incluye servicio y mantenimiento. Puede que tenga que salir de compras un poco para encontrar la mejor oferta, pero una vez que encuentre lo que usted necesita va a estar contento. El costo del arrendamiento de uno o muchos sistemas de computación puede variar ampliamente, especialmente si usted está buscando un paquete completo, que incluya mantenimiento, servicio, soporte técnico y otros servicios. Sin embargo, puede ser mucho más conveniente y rentable obtener este paquete de servicios con una sola empresa, en lugar de pagar a diferentes compañías para que realice cada función aparte. Cada vez que un aparezca un tema relacionado con dinero en un contrato, usted debe asegurarse que entiende exactamente todos los términos de cargo. ¿Qué sucede si un equipo se daña y necesita algo más que una reparación? ¿Está cubierto por alguna especie de garantía o usted es responsable de pagarlo? En caso afirmativo, ¿cuánto hay que pagar? Incluso cuando no está implícito algún término relacionado con dinero en el contrato, usted debe pensar en los escenarios posibles como el anterior y formular la pregunta, "¿Qué pasaría si?" Una vez que obtenga su respuesta, asegúrese de que está declarado en su contrato.

4. Actualizaciones

Podría ser una buena decisión que el arrendamiento de los sistemas informáticos se haga a una empresa que pueda ofrecer todos los servicios que usted necesita. Esta es una de las razones por lo que es importante negociar un buen precio. Usted tendrá mucho más posibilidades de negociar un precio justo con una empresa a la que usted le está dando bastante trabajo que con diferentes compañías que brindan diferentes servicios. En lo que respecta a actualizaciones, si usted está haciendo negocios con una empresa de arrendamiento de computadoras que es multifacética, ésta debe estar en condiciones de hacerse cargo de todo su hardware y software. Usted querrá negociar un precio justo para que el técnico venga e instale cualquier actualización del sistema operativo que salga, así como los principales paquetes de software de procesadores de texto y aplicaciones de hojas de cálculo. Incluso antes de llegar a la etapa de actualización, usted debe estar consciente de qué versión de Windows tendrá en su computadora. De hecho, más que ser conscientes; usted debe especificar que versión de Windows desea. Usted debe obtener el arrendamiento con el mejor equipo disponible. Si usted inicia este proceso con el equipo o la tecnología que tiene 2 o 3 años de existencia, necesitará una actualización antes de que las instalaciones sean completadas. Lo mismo ocurre con cualquier software instalado. Especifique que desea que cualquier equipo que arriende venga con las últimas versiones de cualquier cosa y apenas salga una versión más reciente, usted desea una actualización.

5. Soporte Técnico

Si usted tiene un acuerdo de soporte técnico con la empresa que le arrienda la computadora, usted y sus empleados deben ser capaces de llamar a cualquiera de ellos ante cualquier problema con el hardware o software. Cualquier software original que viene con las computadoras puede incluir soporte técnico, pero esto no aplica para cualquier software que no fue instalado por la empresa que le arrienda la computadora. Si tiene pocos empleados usted puede designar a alguien que se encargue de las cuestiones de soporte técnico, entonces habrá una persona específica destinada a llamar al departamento de soporte técnico. De esta forma, usted puede asegurarse que realmente existe un problema antes de que se realice la llamada. Usted puede tener muchas llamadas de soporte técnico permitidas en su contrato pero si excede ese número, probablemente su cuenta será bastante elevada. Usted deberá asegurarse las horas y días que el servicio de soporte técnico está disponible y si hay un número de emergencia en caso de que su sistema se caiga por completo. Usted deberá entender y acordar las cuestiones que podrán ser resueltas mediante una visita de soporte técnico y las cuestiones que podrán resolverse a través del teléfono. De esta manera, usted evitará estar molesto cuando llame al técnico y usted espera que llegue a su casa y él pretende responderle sus preguntas por teléfono. Lo más recomendable es obtener por escrito la forma en funcionará este sistema. Usted o alguien que designe debe conocer o aprender los pasos básicos de solución de problemas a fin de evitar llamadas de soporte técnico innecesarias. Las cuestiones de soporte técnico con las computadoras y el Internet son, por lo general, problemas pequeños que se resuelven rápidamente o son problemas muy graves. Basta con reiniciar la computadora y la tarjeta de red o apagar la computadora y desconectar la tarjeta de red y eso va a resolver el 99% de los problemas que te encontrarás. Al conocer la resolución de ciertos problemas básicos usted puede ahorrar mucho tiempo y posiblemente un montón de dinero.

6. Instalación

La instalación es bastante común para la empresa que arrienda las computadoras, por lo tanto, este debería ser un procedimiento Standard. Sin embargo, si usted quiere que le instalen su red puede ser algo que tiene que negociar, así como cualquier accesorio, tal como una impresora. Por otra parte, si usted está arrendando el equipo a una compañía multifacética que ofrece todos los servicios y accesorios que usted necesita para una computadora, puede pedirles que le instalen cualquier software que usted ordenó cuando hizo el contrato. De hecho, ellos pueden hacer eso antes de que le entreguen el sistema. No espere que le instalen o le den soporte técnico a cualquier tipo de software que usted haya instalado. De hecho, revise su contrato cuidadosamente para ver si está permitido añadir algún software por su cuenta. Debido a que los sistemas son alquilados, la empresa puede no querer ningún tipo de software instalado en los sistemas informáticos que no sean instalados por ellos mismos. Es una buena idea pedir que le instalen el respaldo del software instalado el sistema de la computadora. Si no sabe cómo usarlo, pídale al técnico o alguien de la empresa que le enseñe. Esto es importante incluso cuando usted es dueño de su computadora, pero es aún más importante cuando usted está arrendando una. No hacer copias de sus archivos podría costar muchísimo si le pasa algo a sus archivos, o a la computadora. A pesar de que rara vez sucede y los protectores ayudan a evitar problemas, un día de lluvia y apagones usted podría perder toda su información valiosa. Las copias de seguridad de sus archivos no es algo que no debe postergar.

7. Entrenamiento

Usted puede que necesite o no necesite hacer frente a cualquier cuestión de entrenamiento referente a la computadora que está arrendando, sobre todo si no han instalado cualquier software para usted. En caso de que se hayan cargado programas como procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos o programas similares puede ejecutar un programa de capacitación con ellos. Adicionalmente, puede elegir a ciertos empleados de su empresa que han de asistir a una capacitación para que a su vez puedan explicar el procedimiento a los demás empleados de la compañía. Tal vez usted es el que necesita el entrenamiento. Esto sería mucho más factible que pagarle a la empresa arrendadora para capacitar a toda su empresa, o incluso unos pocos elegidos. La capacitación o entrenamiento es algo que no será costoso si quiere obtenerla en una empresa diferente a la que le arrienda la computadora, simplemente porque no afecta a su hardware o software. Si usted desea que la empresa que le arrienda la computadora le brinde mantenimiento y le brinde accesorios probablemente esto será costoso, sobre todo si añade demasiados servicios en el contrato. Si se trata de una capacitación de un software que usted necesita y no es parte integral de su negocio, sería mejor que tomara una clase independiente, ya sea en un aula o en línea o incluso por medio de un libro. Usted debe asegurarse de que sabe cómo funcionan todos los equipos de la computadora que está alquilando, y que tiene opción de comprarla. Aprenda antes de que la persona que instala el equipo se vaya. Las impresoras, las máquinas de fax, las fotocopiadoras o lo que sea que haya pedido, asegúrese de saber cómo funcionan y que se encuentran en buen estado de funcionamiento.

8. Contrato

Nunca va a ser suficiente lo importante que puede ser su contrato cuando usted arrienda una computadora. Tómese su tiempo cuando llegue el momento de firmar el contrato. Si ha negociado precios y servicios y ha tomando una decisión acerca de cual empresa de alquiler de computadoras va a utilizar, usted debe tener un contrato sólido y un buen negocio. Sin embargo, a pesar de que es un poco aburrido, usted debe tomarse el tiempo necesario para leer el contrato. Muchos contratos tienen cláusulas estándares en los que la otra parte o la empresa no les gusta asumir que el cliente sabe, con el fin de evitar confusiones. Si firma un contrato sin leer no se podrá reclamar nada cuando suceda algo inesperado. Por ejemplo, si hay un Cargo Por Cancelación Anticipada (CCA) en caso de cancelar el contrato antes de que sea cumplido… ¿Cuánto es? ¿Y con respecto a una opción de compra? Una vez que cumpla con el contrato, en la mayoría de los casos, la empresa le ofrecerá la computadora por una fracción del precio original. Por otra parte, también tendrá la opción de actualizar su sistema, que en efecto, puede ser total o parcialmente, pero mantendrá su equipo al día. A pesar de que todavía no sepa lo que va a querer hacer en 24 o 36 meses, por lo menos haga las preguntas necesarias y revise el contrato para saber sus opciones. La letra pequeña en algunos contratos es tan fina que necesita una lupa para leer. Si este es el caso de su contrato, consiga una lupa y lea detenidamente. Esta podría ser la parte más elocuente de todo el contrato.

9. Cosas Adicionales

Si es posible, trate de completar el arrendamiento de su equipo con la misma empresa si están en condiciones de ofrecer el software, accesorios y la conexión a Internet que va a necesitar. Usted querrá que le den mantenimiento y servicio a todos los accesorios así como a la computadora en sí, por lo que es una buena idea obtener todos los equipos de una misma empresa. Recuerde que esto sucede una vez que usted ha cotizado en varios lugares y ha llegado al mejor acuerdo. Otra de las ventajas de dejar que la empresa que le está arrendando el equipo maneje todas las cosas adicionales que usted necesita es que podrá asegurarse que todos los componentes serán compatibles entre sí y que ningún software que haya comprado necesitará requisitos de instalación en su equipo. También, hay muchas ventajas si la empresa que está arrendando su ordenador es el Proveedor del Servicio de Internet (PSI). A menudo, si uno pide ayuda de soporte técnico cuando no ha podido conectarse a Internet, el PSI culpa a la empresa que le arrendó la computadora. Lo mismo ocurre cuando se llama a la empresa de informática del servicio de soporte técnico. Sin saber siquiera el problema, ellos culpan a la ISP. Si su proveedor de servicios de Internet y su empresa informática son el mismo, usted tiene una mejor oportunidad de llegar al fondo del problema cuando usted llama a soporte técnico. No es que las otras empresas no quieren ayudarle. Lo que sucede es que, cuando todo parece estar bien con la compañía informática, ellos lógicamente van a pensar que el problema es de la otra empresa. Por lo tanto, si el PSI no está teniendo problemas y en general no está pudiendo solucionar sus problemas, ellos muy a menudo asumen que es un problema de la computadora. Lo mismo ocurre con la empresa informática. Por lo tanto, si usted tiene una sola compañía, el asesor técnico sabe cómo funciona su proveedor de acceso a Internet y cómo funciona su computadora, dándole una ventaja para el éxito.
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