Auxiliar Administrativo

La carrera de un auxiliar administrativo es una diversa. Auxiliares administrativos se emplean en una amplia variedad de industrias y realizar una amplia variedad de funciones, por lo general dentro de una oficina. Los aspirantes a auxiliar administrativo deberían ser algo más que conocimientos como gran parte de este tipo de trabajo que se realiza en el ordenador. Siga leyendo para averiguar más acerca de la carrera de un auxiliar administrativo y cómo puede convertirse en uno.


1. ¿Qué es lo que hace un auxiliar administrativo?

Auxiliares administrativos son a menudo el corazón de cualquier organización, ya que realizan una amplia variedad de funciones y, a menudo interactúan con el público también. Algunos puestos de auxiliar administrativo son de entrada nivel, mientras que otros están reservados para aquellos con experiencia y / o formación. Un nivel de entrada auxiliar administrativo pueden esperar a realizar una amplia variedad de funciones de oficina, incluyendo la presentación, mecanografía, responder el teléfono, y otras tareas que contribuyan a apoyar los diversos departamentos dentro de la empresa, como copiar, enviar faxes, etc.

Auxiliares administrativos suelen preparar informes y hojas de cálculo y otros documentos que puedan ser necesarios para las reuniones. Algunos auxiliares administrativos, especialmente aquellos con experiencia, pueden hacer arreglos de viaje para los ejecutivos u otras personas en la empresa. También pueden coordinar las conferencias y reuniones y notificar a otros de este tipo.

La carrera de auxiliar administrativo puede ser tan diversos como las industrias de los auxiliares administrativos que se encuentran. Por ejemplo, las empresas auxiliares administrativos pueden ser muy involucrados en hacer arreglos de viaje auxiliares administrativos, mientras que para otras industrias, como la industria de los seguros o el funeral industria puede gastar su trabajo no hacer nada, pero el papeleo. Algunos auxiliares administrativos interactuar con el público y algunos servir estrictamente como personal de apoyo para los diversos departamentos de una empresa.

2. ¿Dónde trabaja un auxiliar administrativo?

Hay puestos de trabajo de auxiliar administrativo en una amplia variedad de industrias. Casi cualquier empresa que tiene una oficina tendrá por lo menos un auxiliar administrativo. Sin embargo, hay auxiliares administrativos se encuentran en la oficinas corporativas de restaurantes y otros lugares donde no cabría esperar inicialmente para encontrar un auxiliar administrativo. Supermercados, tiendas minoristas y restaurantes suelen tener oficinas corporativas, donde este tipo de apoyo personal se puede encontrar.

Esto es importante a tener en cuenta si usted está buscando un puesto de auxiliar administrativo porque a primera vista, es posible que no pueda pensar sobre el trabajo en un supermercado o un restaurante, pero cuando te das cuenta de que este tipo de industrias tienen oficinas, que puede abrir nuevas puertas para la búsqueda de empleo de auxiliar administrativo. También hay puestos de trabajo de auxiliar administrativo en el campo de la asistencia sanitaria. Si bien algunas de estas posiciones pueden requerir una cierta cantidad de conocimientos médicos, no todos ellos hacen. Auxiliares administrativos en el campo de la asistencia sanitaria pueden programar citas, archivo, preparación de documentos, contestar el teléfono, devolver las llamadas telefónicas, y otras tareas según sea necesario.

3. Educación y Formación

Hay una variedad de opciones para ser consideradas a la hora de preparar la carrera de auxiliar administrativo. Si bien usted no tiene que tener un grado o de cualquier entrenamiento formal en muchos casos, al igual que cualquier otra carrera, más educación y formación se tiene, más dinero usted puede esperar a ganar y la más opción que tendrá cuando se trata de qué tipo de trabajo puede obtener como un auxiliar administrativo. Un graduado de escuela secundaria que ha tomado clases de computación puede garantizar una posición de nivel de entrada como un auxiliar administrativo, sin embargo, si usted ha estado fuera de la escuela durante algún tiempo o que no han trabajado en el lugar de trabajo por un tiempo, usted podría considerar la posibilidad de un programa que ofrece de su universidad local o escuela de formación profesional.

Estos programas pueden durar desde unos meses a un año o más y le ayudará a prepararse para trabajar en una oficina. Usted aprenderá los últimos programas de software que están siendo utilizados en el lugar de trabajo hoy y usted aprenderá todo acerca de las prácticas de oficina. Además, puede combinar estas clases con un médico o jurídicas especiales si así lo desea, ya sea para especializarse en la asistencia sanitaria o jurídica campos. Si no, puede obtener una educación general con respecto a las prácticas de oficina y la utilización de máquinas de oficina. Además, muchos de estos programas ofrecen asistencia para la colocación de sus egresados por lo que podría ser más fácil de conseguir una posición con una empresa si usted decide ir a esta ruta.

4. Certificación

Si bien la certificación no es obligatoria, se puede impulsar la carrera de un auxiliar administrativo para celebrar el Certificado Profesional Administrativo (PAC) de certificación, que se concede a aquellos que pasar el correspondiente examen, que es administrado por la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (Grupo Asesor Interinstitucional) . Auxiliares administrativos que estén en posesión de esta certificación ganar más, estadísticamente, que los que no lo hacen. Además, mediante la celebración de esta certificación profesional, el auxiliar administrativo es apreciado por los empleadores y los empleadores potenciales como la carrera de mente y seria sobre su trabajo.

Los interesados en tomar este examen pueden encontrar todos los detalles en la página web del Grupo Asesor Interinstitucional, sin embargo, debe señalarse que, o bien una combinación de experiencia y la educación está obligada a adoptar este examen o la experiencia sólo será suficiente, sin embargo, para los que no tienen un título universitario, Cuatro años de auxiliar administrativo se requiere experiencia. Esta certificación es buena para 5 años, después de que usted tendría que re certificar a mantener activa su certificación. Aún así, se trata de un objetivo que vale la pena tener que tomar el examen. Para detalles completos sobre las necesidades y los recursos relacionados con el examen de la PAC, marque el Grupo Asesor Interinstitucional del sitio web.

Otra certificación de auxiliares administrativos que tal vez quiera considerar es la certificación del Microsoft Office Especialista (MOS). Esta certificación conlleva un gran peso, como muchas oficinas utilizan las aplicaciones Microsoft Office, especialmente Excel y Word. Estar certificado como un experto en uno o más de estas aplicaciones pueden hacer la diferencia entre hacer el trabajo y no tenerlo. A diferencia de la PAC de certificación, no hay experiencia o el grado necesario de sentarse para este examen, sin embargo uno de ellos debe dominar con los programas de software antes de poder pasar estos exámenes. Para obtener más información sobre esta certificación, consulte el sitio web de Microsoft.

5. Habilidades necesarias para ser un auxiliar administrativo

Casi cualquier auxiliar administrativo posición va a requerir conocimientos básicos de oficina. La carrera de mente auxiliar administrativo puede avanzar en su carrera perfeccionamiento de los conocimientos y conseguir una formación complementaria también. Sueldo a menudo es acorde con experiencia y / o la educación en este ámbito por lo que el más cualificado es un individuo, más que él o ella pueden tener la esperanza de ganar.

Si escribe a menudo es necesario para esta posición y la mayoría de auxiliar administrativo empleos que requieren teclear especificar al menos 50 palabras por minuto para calificar para la posición. Además, la mayoría de estos puestos de trabajo requieren un conocimiento de programas de procesamiento de texto, así como aplicaciones de hoja de cálculo. Auxiliares administrativos que llevan a cabo reuniones también deben dominar con el software de presentación. Quienes plan para entrar en esta carrera debe ser lo más posible dominar con ordenadores y aplicaciones de software.

Auxiliares administrativos utilizar una amplia variedad de máquinas de oficina como así. Si está buscando un trabajo como auxiliar administrativo, usted debe estar familiarizado con la forma de fax, copiar y escanear. También puede ser obligado a utilizar un metro de envío y / o franqueo escala. Estos son muy fáciles de usar en la mayoría de entornos de oficina, pero puede ser intimidante si nunca han utilizado antes.

6. Cómo obtener un empleo como auxiliar administrativo

Si bien algunos de los anuncios para el trabajo de auxiliar administrativo pueden parecer intimidantes para los inexpertos, hay algunos empleos de nivel de entrada disponibles para auxiliares administrativos. Una manera de romper en esta carrera es ir a través de agencias de personal temporal, a menudo denominados "organismos temporales". Los organismos temporales necesitan todo tipo de personal administrativo en un momento dado y es bastante fácil conseguir una posición de nivel de entrada pasa por esta ruta.

Algunos organismos temporales incluso ofrecen formación a los que se firmaron con ellos. Esto puede ser difícil si usted necesita para garantizar una posición de inmediato, porque normalmente la formación, que es al propio ritmo y se ofrecen a través de la utilización de programas de ordenador, sólo está disponible en horario laboral, que normalmente son de 8 am a 5 pm. Como éstas son las horas que la mayoría de las oficinas están abiertas, puede ser difícil de tomar ventaja de esta formación y el trabajo al mismo tiempo. Sin embargo, esto puede ser una gran y rentable si sólo necesidad de refrescar a sus capacidades o si usted no puede manejar de trabajo por unas semanas hasta que obtenga una valiosa capacitación en el marco de su cinturón.

Incluso si usted tiene alguna experiencia como auxiliar administrativo, conseguir un empleo a través de una agencia temporaria puede seguir siendo una buena manera de asegurar una posición. Al trabajar para una de estas agencias, puede trabajar en una variedad de puestos de auxiliar administrativo, que puede ayudarle a determinar exactamente qué tipo de trabajo que te gustaría hacer. Además, muchas empresas que utilizan las agencias de dotación de personal para encontrar a sus empleados hasta la contratación final a estos empleados a tiempo completo después de un período de prueba. Por supuesto, si realmente quieren trabajar en puestos de trabajo a largo plazo sin tener contratado en forma permanente, usted puede hacer esto también y conservar la flexibilidad que el trabajo a través de una agencia temporaria ofrece.

7. Comercio Asociaciones de auxiliar administrativo

La Asociación de Ejecutivo y Administración Profesionales (AEAP) y la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (Grupo Asesor Interinstitucional) son dos bien conocidos sindicatos de auxiliares administrativos. Como se señaló anteriormente en este artículo, el Grupo Asesor Interinstitucional administra el examen de la PAC, que ofrece una certificación profesional para auxiliares administrativos. Si bien usted no tiene que ser un miembro del Grupo Asesor Interinstitucional para realizar el examen, los miembros se les ofrece un descuento. Hay otros beneficios de ser un miembro de esta organización también.

Ser un miembro del Grupo Asesor Interinstitucional ofrece varios recursos para la carrera de mente auxiliar administrativo. Hay conferencias anuales que ofrecen talleres de formación y que ayudará a mantener el auxiliar administrativo acerca de las tendencias y las nuevas tecnologías. También hay una vasta red de asociados a esta organización que ofrece las carreras y la formación de recursos. También puede ser capaz de encontrar un local cerca de usted, lo que podría ayudarle a red cara a cara con otros profesionales en su campo.

La AEAP es otra organización que vale la pena para auxiliares administrativos para unirse. Aquí encontrará muchos recursos para el desarrollo de carrera, así como un banco de trabajo que las listas de todos los puestos de trabajo a través de los Estados Unidos para los auxiliares administrativos que pueden ser la búsqueda de una nueva carrera. También hay información de sueldos que le ayude a averiguar lo que son auxiliares administrativos que se paguen y lo que puede esperar. La AEAP mantiene un activo sitio web, donde encontrará un foro interactivo para que pueda comunicarse con otros profesionales en su campo.

Esta organización también organiza una conferencia anual que tiene varios talleres para ayudar a los auxiliares administrativos en el desarrollo de su carrera. Estas conferencias se celebran en todo los Estados Unidos en diferentes momentos del año para que sea fácil para los miembros a participar en la reunión. Si bien la adhesión a la AEAP, así como la pertenencia a Grupo Asesor Interinstitucional tiene costo, es una inversión rentable para la carrera de mente auxiliar administrativo y ambas organizaciones ofrecen una gran variedad de recursos auxiliares administrativos encontrarán útil.

8. Capacitación para ser un auxiliar administrativo

Si tienes un ordenador, hay mucho de la formación que puede hacer en casa por su propia cuenta, ya sea para conseguir un trabajo como auxiliar administrativo o para mejorar sus habilidades si ya está trabajando como auxiliar administrativo. Por ejemplo, si usted necesita para mejorar su mecanografía, ya sea en velocidad o precisión o ambas cosas, hay software que usted puede tomar de la caza y picotear etapa a dónde usted está escribiendo 50 palabras por minuto o más. Una vez que aprenda a escribir, realmente es sólo una cuestión de práctica, sin embargo estos programas puede ser útil allí también, porque incluyen temporizadores y la práctica establece que le ayudará a medir su velocidad y precisión.

Tal vez usted necesita aprender de procesamiento de textos o aplicaciones de hoja de cálculo. Existe software que usted puede comprar para que le enseñe esto. Además, si quieres aprender las aplicaciones Microsoft Office, como Word y Excel, que se utiliza en miles y miles de oficinas en los Estados Unidos, puede obtener gratis tutoriales en línea en el sitio de Microsoft. Si tomamos en serio, ya sea el aprendizaje de estas habilidades o la mejora de ellos, es necesario tener este software en la computadora de tu casa para que se pueda practicar a su conveniencia. Aunque pueda parecer un poco caro al principio, consideramos que es una inversión en su carrera. Auxiliares administrativos que son competentes en estas aplicaciones de software no tendrá ningún problema para encontrar una posición aun cuando no hayan tenido capacitación formal.

9. Su futuro como un auxiliar administrativo

Si te gusta el trabajo de oficina, usted puede tener una lucrativa carrera como auxiliar administrativo. Aunque usted puede comenzar su carrera en un nivel mundano entrada posición, a través de una combinación de educación y experiencia, puede avanzar a una posición ejecutiva dentro de este ámbito. La mayoría de tiempo completo de auxiliar administrativo son los empleos con las empresas que tienen un generoso paquete de beneficios, incluidos los beneficios como seguro de salud, 401 (k), planes, vacaciones pagadas, y muchas de estas empresas ofrecen el reembolso de matrícula para que pueda continuar su educación - a les.

Para la mentalidad de carrera de auxiliar administrativo, en realidad el cielo es el límite. Aprenda todo lo que pueda sobre el mayor número de oficinas las prácticas y los procedimientos como sea posible. Además, cuanto más sepa sobre las aplicaciones informáticas, los que más pueden subir en la carrera. Incluso si usted no desea seguir un cierto grado, hay una gran cantidad de cursos que puede tomar y un montón de propio ritmo de formación que te puede ayudar a avanzar su carrera profesional. Buena suerte y disfrute de su carrera como auxiliar administrativo.
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