Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria es un paso importante para muchas compañías grandes, bancos y aún individuos particulares para poder dar seguimiento al estado de sus activos y al control de sus gastos.


1. Conciliación Bancaria

La definición de Conciliación Bancaria es la comparación entre las cifras que tienen las cuentas de la contabilidad con las cifras que aparecen en los estados de cuenta del banco. Para que una conciliación bancaria esté correcta, el balance en los libros de contabilidad debe ser igual al balance en el estado de cuenta bancario de una persona o compañía. Esto no incluye artículos que no tengan que ver con el estado de cuenta bancario. El balance en sus libros para dinero en efectivo puede que nunca sea igual al balance en su estado de cuenta bancario. Esto se debe a depósitos pendiente, retiros recientes pero no registrados aún y a errores de su parte o de su banco. Incluso compras automáticas vía bancos, pude ser que no se registren de inmediato, como también ocurre con compras hechas usando tarjetas de debito. Preparar una conciliación bancaria puede confirmarle que el balance en su cuenta bancaria es verdadero lo que le dará tranquilidad.

El propósito de la conciliación bancaria es dar la oportunidad a compañías e individuos para que puedan encontrar discrepancias entre sus estados de cuenta bancarios y los registros contables. En tiempos pasados, cuando las cuentas se llevaban manualmente, era muy importante revisar las cuentas periódicamente para asegurarse que las cuentas estaban balanceadas. Era muy importante contar con un método confiable para hacer esta revisión. Hoy día es también importante ya que errores electrónicos pueden suceder, así como errores humanos.

2. Pasos para Preparar una Conciliación Bancaria

Una conciliación bancaria se puede preparar mediante un proceso paso-a-paso. Primero, haga una lista de los depósitos en transito y compárelos con los depósitos bancarios que se muestran en su registro diario. Detalle, en su conciliación bancaria, los depósitos que no se hayan registrado en su estado de cuenta bancario. Asegúrese que todos los depósitos de meses anteriores se hayan registrado en su estado de cuenta bancario del mes. Seguidamente, haga una lista de los cheques emitidos y mediante el uso de un diario de desembolsos de efectivo, marque todos los cheques que fueron pagados y que aparecen en el estado de cuentas bancario de ese mes. Usando su conciliación bancaria, anote todos los cheques que todavía no aparecen. Si hay cheques no cobrados de meses anteriores, asegúrese de anotarlos como cheques pendiente de pago del mes actual.

En caso haya cargos de su banco, tales como cargos por retiros en cajeros automáticos, regístrelo de la misma manera en que lo haría con un cheque emitido por ese mismo monto. Créditos a su cuenta también deben registrarse de esa misma manera. Regístrelos directamente en su libro de contabilidad. Seguidamente calcule el balance de caja. Anote el balance bancario en la conciliación bancaria y en el extremo superior, anote el balance final en su estado de cuenta bancario. Añada los depósitos en tránsito y registre el total de su conciliación. Añada el total de depósitos en tránsito a su balance bancario. Esto le dará un sub-total. Añada el total de cheques flotantes a la conciliación y luego compute el balance del libro. Haga esto sustrayendo el total de cheques flotantes del sub-total. Su resultado debe ser igual al balance que usted lleva en su libro contable.

3. ¿Qué es un Libro de Contable?

Un paso importante para una conciliación bancaria en mantener un libro contable al día. Todo negocio debe tener uno y es aconsejable mantener uno para los registros personales. Esta es la herramienta principal usada en contabilidad y mantiene los registros del negocio al día. Cuentas para registrar depósitos, retiros, activos, activos fijos, ganancias y gastos se llevan en el libro contable. Es el resumen de todas las transacciones que se hacen, tanto en una cuenta personal como en una cuenta corporativa. En la mayoría de los casos, las cuentas se dividen en siete categorías básicas. Estas son: activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, pérdidas y ganancias.

Del libro contable se desprenden dos cosas: el balance general y el estado de resultados. Cada cuenta podrá tener una o mas paginas en el libro contable. El registro se hará en el libro contable, los créditos al lado derecho y los debito al izquierdo. Cada cantidad debe también contener cierta información, tales como fecha, descripción de la transacción y el balance en ese momento. La cartilla de cuentas es el listado de los nombres de las cuentas en el libro contable. Cuando usted hace un balance de cuentas se denomina un balance de prueba y tiene el propósito de asegurarle que los debitos y créditos totales son iguales en el libro contable.

4. Otras preguntas sobre la Reconciliación Bancaria

Si la cuenta de efectivo en un libro contable reporta crédito en el balance, en la hoja de balance aparecerá un balance negativo en esta cuenta. Este crédito, o un balance negativo, usualmente ocurren cuando una empresa o persona giran cheques en cantidad que excede la cuenta de efectivo en el libro contable. Si esto se reporta en la hoja de balance, deberá aparecer como una obligación corriente. Esto significa que no se verá como un activo corriente.

El termino “Ajuste de Libros” se usa para señalar movimientos requeridos en una entrada diaria. Estos movimientos no están en los libros pero sí en el estado de cuenta del banco. Por ejemplo: cargos por servicios bancarios, cargos por emisión de cheques, cargos por cheques rebotados, cobranzas hechas por su banco, intereses devengados y pago de préstamos. Todos estos movimientos puede ser que no aparezcan en los libros de su compañía o de una persona.

Un cheque rebotado debe también contabilizarse. El depositante debe reducir en su libro contable la cuenta de efectivo en la cantidad deducida en el estado de cuenta bancario. Asegúrese de incluir cualquier cargo aplicable al cheque rebotado, especialmente si hubo más de uno. Estos cargos pueden incrementarse rápidamente, tanto del banco como del establecimiento al que se emitió el cheque rebotado.

5. Pago Efectivo

Es aconsejable buscar cualquier protección posible cuando usted hace negocios con un banco. Aquí es cuando el Pago Efectivo entra en juego. Esta es una herramienta para detectar fraude, la que se ejecuta automáticamente desde el Departamento de Manejo de Efectivo en la mayoría de los bancos. Lo que hace es cotejar los cheques. Esto lo hace cotejando tres cosas: el número de cuenta, el número de cheque y la cantidad. Estos se revisan contra una lista de cheques que han sido autorizados y emitidos para la compañía de antemano. Si los tres no concuerdan, el banco no pagara el cheque. Esto es especialmente importante para prevenir fraude y robo de identidad.

Para usar el Pago Efectivo, una compañía debe enviar un archivo de cheques que hayan sido girados cada día, esto para cada día en que se firmen cheques. Luego, cuando estos sean presentados al cobro en el banco se comparan contra una lista automatizada de cheques transmitidos. La información que se envía al banco incluye el número de cheque, la cantidad, el número de cuenta, la fecha de emisión y a veces el beneficiario. Si un cheque en particular no coincide con el archivo computarizado automáticamente se convierte en un artículo en exención. Seguidamente el banco enviara a su cliente una imagen del cheque exento quien a su vez lo revisara y decidirá si el banco deba pagarlo o simplemente regresarlo. Puede o no haber un cargo por parte del banco para usar este tipo de servicio.

6. Manejo del Efectivo

Este es un término de negocios que se refiere a la colecta, concentración y desembolso de efectivo. La administración del flujo de efectivo en un negocio es extremadamente importante para los gerentes que cuidan sus cuentas y balances. Cuando una obligación de una persona o empresa deja de pagarse, esa empresa puede ir a la banca rota. A esto se le llama insolvencia y es una de las principales razones por las que compañías van a la banca rota en el mercado de los negocios de hoy. Por lo tanto, es de suma importancia estar atento al flujo de efectivo que entra y sale en un negocio así como a nivel personal.

El manejo del efectivo puede ser el primer paso crucial para nuevos negocios así como para los que están en marcha. Debilidades en el manejo del efectivo puede causar problemas que debilitan a una compañía, tales como problemas para obtener fondos para expansión, empleo de personal calificado o el pago de gastos inesperados. Gastos en los negocios y problemas son parte de la vida en todo negocio y deben ser manejados con cuidado para que el negocio no fracase. El adecuado manejo del efectivo es muy importante para mantener un negocio en marcha y eficientemente. Siempre debe haber suficiente efectivo para cubrir cualquier margen de error que pueda y que seguramente ocurrirá en algún momento. El gerente de negocios exitoso se apega al presupuesto, presta atención a la facturación y cobro y mantiene en mente metas realistas. De esta manera el manejo del efectivo se convierte en una herramienta muy efectiva para el negocio exitoso.

7. Servicios para el Manejo del Efectivo

La mayoría de los bancos usa una variedad de servicios para atender sus cuentas y necesidades bancarias. Hoy día hay muchos disponibles de dónde escoger. Los Servicios de Reconciliación de Cuentas es un sistema desarrollado por los bancos que hace posible que una empresa pueda subir vía Internet una lista de cheques girados diariamente. De esta manera aparecerá en su estado de cuenta mensual los cheques que fueron pagados y los que no. Otra opción que muchos bancos ofrecen a sus clientes es el Servicio Avanzado en la Web, lo que permite a los gerentes de las compañías tener mejor acceso a privilegios especiales en línea.

El Servicio de Vehiculo Blindado es otra opción que su banco puede ofrecerle. Si usted es un negocio grande con necesidad de depositar bastante dinero en efectivo, o también un negocio pequeño con grandes movimientos en efectivo, usted podría contar con el servicio de recolección del mismo en vehículo blindado. Esto reduce el riesgo que se corre cuando empleados deben llevar con su medios el efectivo al banco. Otro servicio ofrecido por los bancos para el manejo del efectivo en las compañías es la Cuenta conocida con Sweep Account, la cual consiste en una solución por medio de la cual el exceso de fondos de una compañía en una cuenta bancaria se coloca en el mercado de dinero de fondos mutuos durante la noche. Luego en la mañana se regresa a la cuenta bancaria. De esta manera el dinero gana intereses durante la noche.

8. Clarificación Corporativa

Muchos negocios emiten una gran cantidad de cheques tanto a empleados como a proveedores. En estos casos Clarificación Corporativa puede usarse como un sistema eficiente, de bajo costo y confiable para liquidar los cheques. Cuando se emiten cheques contra su cuenta, mucha información importante se captura electrónicamente, se procesa, empaca y luego retorna a la compañía. Clarificación Corporativa proveerá a la empresa detalles de todos los desembolsos, resaltará la eficiencia en los procesos y permitirá a la compañía muchas habilidades en el procesamiento de los cheques.

Muchos servicios característicos están disponibles para aquellos que usan Clarificación Corporativa. La cantidad sugerida de cheques recibidos en un mes es de 1000. Usted podrá recibir una copia de todos los artículos anotados y un resumen detallado del total del valor en dólares. Los cheques serán ordenados por número de serie y la compañía obtendrá todos estos datos en su propio lugar de negocios vía una computadora.

9. Ventajas de Usar el Banco

Cada negocio legítimo necesita de un banco confiable y moderno que le maneje todas sus cuentas. La escogencia de un banco que ofrezca una variedad de servicios es un paso importante para lograr el manejo eficiente y tranquilo de un negocio. Cuando usted esté buscando un banco, se recomienda escoger uno que ofrezca muchos servicios dirigidos al dueño del negocio. Hable con el gerente de sucursal y vea que clase de cuentas y servicios le ofrecen antes de escoger un banco.

Usted también querrá asegurarse que su banco le ofrece protección en contra del robo de identidad, compras fraudulentas, protección de sobregiro y otros servicios de protección. La escogencia de un banco es un paso crucial para los dueños de negocios y uno debe sopesar cuidadosamente todas las opciones antes de tomar una decisión. Puede ser fácil seleccionar un banco con menos adornos, pero los beneficios de un banco moderno tendrán mas peso que cualquier objeción que UD pueda tener. El manejo del efectivo es importante no solo para dueños de negocios, sino que también para toda persona y el banco adecuado le ayudará a alcanzar sus metas de flujo de efectivo.
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