Cuentas por Pagar

La contabilidad es una necesidad para cada empresa. Ya sea una pequeña empresa o una corporación grande, ninguna empresa va a operar de manera eficaz sin una contabilidad o contador, manejando las finanzas de la empresa. Cada empresa requiere la gestión de cuentas a fin de recibir de manera efectiva y remitir el dinero. Las cuentas por pagar en función de cualquier negocio es la función de la empresa que paga las facturas. Las cuentas por cobrar en función de cualquier negocio es la función de la empresa que recibe el dinero para que la empresa se mantenga funcionando. Cada empresa tiene un departamento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, en el sentido de que, lo que es un pagadero por una sola empresa es un crédito para otro y viceversa. Este artículo va a revisar las cuentas por pagar y cuentas por cobrar, que son funciones a las que una empresa debe someterse con el fin de mantener una gestión de cuentas apropiada la ciencia y mantener su negocio funcionando con eficacia.


1. Contabilidad en la Casa

El objetivo de la contabilidad en cualquier negocio es crear un equilibrio entre el dinero que le ingresa y el dinero que tiene que salir. Dependiendo de cuán grande es una empresa, pueden optar por hacer su contabilidad en casa, o si externalizar la contabilidad de la empresa si el negocio es muy complejo. Cuando haga la contabilidad en casa, usted se ahorrará el gasto de crear otro por pagar, así que si usted tiene una empresa pequeña, la contabilidad en casa puede ser el medio más fácil y más eficaz de crear el equilibrio entre sus créditos y débitos. La contabilidad en casa, generalmente involucra el servicio de un contador o un contable para dirigir la contabilidad de la empresa. Si el negocio es muy pequeño, un profesional contable o de libros no podrán ser contratados, y la contabilidad la llevará a cabo, la persona que esta a cargo del funcionamiento de la empresa. En cualquier caso, la contabilidad en casa, consistirá en la creación de un libro que maneja los registros de todas las transacciones monetarias, ya sean entrantes o salientes. Los registros se mantendrán en una hoja de balance que, de un período a otro (es decir, mensualmente) proporcionará una imagen del estado financiero de la empresa.

2. Subcontratación de Cuentas por Pagar

Si usted tiene una gran empresa con un complejo flujo de efectivo entrante y saliente de la empresa, puede que quiera externalizar su contabilidad. Tanto las cuentas por cobrar y cuentas por pagar, son funciones críticas dentro del marco contable, pero la subcontratación de las cuentas por pagar permitirá a su empresa, asegurar que todas las facturas se pagan a tiempo. Si usted externaliza todas sus necesidades de contabilidad, uste probablemente va a tener dos sociedades, de modo que usted tendrá una empresa a cargo de la gestión de sus cuentas por pagar, y una empresa a cargo de la gestión de sus créditos. Si usted tiene una empresa independiente administrando sus créditos, puede que quiera asegurarse de que son capaces de actuar como crédito o asesores de recaudación cuando sus propios clientes tienen cuestiones sobre la gestión de sus cuentas por pagar. Los beneficios de la externalización de su departamento de cuentas por pagar es que permitirá a los gestores y la administración de una empresa a centrarse principalmente en las funciones empresariales, y menos en tareas administrativas, tales como el flujo de caja. La gestión de una empresa será capaz de llevar a cabo específicas tareas relacionadas con la empresa, sin necesidad de emplear contadores y, en último término su gestión. Todas estas cuestiones vienen a tiempo-costo, que es tiempo que podría ser gastado obteniendo ingresos para la empresa en lugar de en su gestión. También es una buena idea para algunas pequeñas empresas de deslocalizar sus cuentas por pagar, en particular si no tienen experiencia en contabilidad. Si no lo hace, puede causar problemas y complicaciones en la infraestructura de la contabilidad, y por lo tanto, la empresa puede incurrir en una pérdida. Las pérdidas son a menudo consecuencias de impagos, morosidad en los pagos, o incluso una pérdida de confianza entre dos empresas. Cualquier pérdida de un negocio, ya sea tangible o no, no es bueno para el equilibrio de la empresa. Subcontratar las cuentas a pagar para una pequeña empresa puede ser un costo, pero a la larga, podría acabar siendo un ahorro para la empresa.

3. Beneficios Corporativos de Subcontratar sus Cuentas por Pagar

Hay muchos beneficios para cualquier empresa que externaliza su departamento de cuentas por pagar. Si bien aún las pequeñas empresas se beneficiarán de la externalización de este departamento, las corporaciones y las grandes empresas están para ganar el máximo beneficio de este proceso. Por la externalización de las cuentas por pagar, y / o cuentas por cobrar, la compañía se asegurará que todas las facturas se pagan en forma oportuna y con precisión y eficiencia. Además, los informes en forma mensual o trimestral serán más fáciles de obtener, más precisos, y proporcionara una mejor imagen de la empresa, cuando son proveídos por profesionales dedicados a la tarea. El impuesto sobre las funciones que se procesan a través de la externalización también ahorra a la empresa, tiempo valioso de trabajo y gasto de tiempo, cuando se realizan en casa. Además, dependiendo de donde la empresa opta por externalizar, puede realmente acabar ahorrando dinero al tener que realizarse en otros lugares en lugar de en casa. India, por ejemplo, es conocida por ser un líder en la externalización de soluciones rentables.

4. Qué buscar en el software de contabilidad

Cuando una empresa decide llevar a cabo sus procesos de contabilidad en casa, va a necesitar elementos claves para garantizar el buen flujo de dinero dentro y fuera de la empresa. Tendrán que contratar a un contador o un contable que tiene el conocimiento y la práctica sobre el terreno y puedan realizar el trabajo adecuadamente. Las empresas que llevan la contabilidad en casa necesitan utilizar un software de contabilidad eficaz en el que se ejecutarán tanto las cuentas por pagar como las cuentas por cobrar de una manera que sea organizada y eficaz para la empresa. A menos que el negocio sea muy pequeño, el software de contabilidad es una necesidad para todas las empresas. Los requisitos para el tipo de software de contabilidad, van a variar de una compañía a otra. Cuanto más grande sea la empresa, más complejo va a ser su software. Lo que usted quiere en definitiva es algo que puede proporcionar información detallada de sus transacciones, así como una imagen con información general. Usted querrá asegurarse de que su software incluye tareas de contabilidad básica, elaboración de la nómina de pago, creación de informes de gestión, cuentas por cobrar y las funciones de facturación, control de crédito (tanto entrantes y salientes), las cuentas por pagar, general o nominal transacciones del libro mayor, inventario, compra y venta. Dependiendo del tamaño de su negocio, usted no podrá exigir todos estos elementos, pero para un tamaño promedio de empresa, estas son las normas en todo el software de contabilidad. Si usted contrata a un profesional contador o contable, será capaz de ayudarle a elegir un buen programa de software.

5. Beneficios del Software de las cuentas por pagar

Los elemento más importante que se necesitaran en su software de contabilidad, serán los módulos de cuentas por pagar. La razón de esto es que sin la capacidad de pagar sus facturas de manera efectiva, usted va a fallar como una empresa, independientemente de cuál sea la situación de sus cuentas por cobrar. El software que usted compra debe tener buenas funciones de cuentas por pagar. Sorprendentemente, la investigación está demostrando hoy, que muchas empresas siguen funcionando con libros de papel y hojas de cálculo y están fracasando como resultado de una mala gestión de las cuentas por pagar. El beneficio de los módulos de cuentas por pagar de su software de contabilidad, es que usted va a ahorrar dinero en el largo plazo. Si utiliza los módulos de cuentas por pagar sobre una base consistente y correctamente, su empresa va a operar más suavemente. Usted será capaz de generar recordatorios de que las facturas deben ser pagadas, tener los pagos generados y también los pagos registrados. Tu software será capaz de recuperar por vía electrónica, alguno de estos registros si alguna vez necesitan tenerlos al alcance de su mano. Con libros de papel, este proceso es mucho más lento, y por lo tanto, con el software de las cuentas por pagar, definitivamente su empresa ahorrara tiempo y dinero en el largo plazo.

6. Software de procesamiento de Facturas

El software de procesamiento de facturas es otro método que las empresas están utilizando hoy para garantizar que su contabilidad se maneje tan eficientemente como sea posible. La diferencia entre este tipo de software estándar y software de contabilidad es que este tipo de software está específicamente dedicado a la tramitación de las facturas de ambas, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Con el software de procesamiento de facturas, los costes de administración se reducen, y las empresas son capaces de hacer un mejor uso del tiempo y los costos cuando se trata de la gestión de facturas. El trabajo de procesamiento de facturas en las cuentas por pagar, permitirá a la compañía, procesar sus facturas de las cuentas por pagar de manera automática e inmediata. Las facturas que entran en las cuentas por pagar se escanean en el software de procesamiento de facturas y de inmediato se reconcilian con la orden de compra para la que fueron creadas. Este paso por sí solo, alivia el tiempo de trabajo y el costo de la entrada de datos manual. Después de que se reconcilien con sus órdenes de compra, las facturas serán alimentadas en el sistema para extraer los datos necesarios para cumplir con el requisito de las cuentas por pagar. Las fechas de facturación serán registradas automáticamente y las fechas de pago también. El sistema de procesamiento de factura es una forma extremadamente eficiente de manejar su departamento de cuentas por pagar si usted tiene una gran empresa, y está buscando de ahorrar a la empresa, el costo de la contratación externa.

7. Proceso de Cuentas por Cobrar

La función de las cuentas por cobrar es la función de la empresa para recoger el dinero adeudado a raíz de la prestación de productos y servicios. La empresa tendrá un registro de la transacción que incluye la suma adeudada, y cuánto tiempo las empresas están trabajando con el crédito que han tenido, por ejemplo, el plazo acordado podrá ser de 30 días netos. Este es el registro de una factura. La factura se enviará a la empresa en el tiempo establecido cada mes y a continuación, se espera el pago. La mayor parte del tiempo, los pagos son hechos y el proceso de las cuentas por cobrar termina ahí. Sin embargo se estima que 3% de todas las facturas pendientes de pago no son pagadas, y por lo tanto, el proceso de recolección se iniciará. Para las pequeñas empresas, en última instancia, esta constituido por llamadas telefónicas hasta que la deuda está pagada o pasada a pérdidas. Las empresas de mayor tamaño, pueden realizar una contratación externa de una empresa para recoger las cuentas por cobrar. Esto puede costar a la empresa, una comisión o tasa en los créditos, por lo que dependiendo de cuánto dinero se adeuda, la empresa debe decidir si el gasto vale la pena para el proceso de recolección.

8. Cuentas a cobrar - El recurso Factoring

Una práctica común en las cuentas por cobrar es cuando las empresas de factoraje utilizan el recurso para aliviar el flujo de caja. Si los clientes son lentos para pagar, utilizando una compañía que ofrece el factoring puede ayudarle a obtener el flujo de caja, hasta que las facturas se pagan. En última instancia, las empresas de factoraje detendrán sus facturas para el negocio y le darán un anticipo en efectivo por las facturas no pagadas. A medida que las cuentas deudas por cobrar son despejadas, usted paga el resto de los gastos directamente del bolsillo de la compañía. Si una factura no es pagada por uno de sus clientes, su empresa de factoraje tiene derecho a retirar el dinero de su negocio. Esto puede parecer un alto riesgo para usted, pero es un bajo riesgo para la agencia de factoring. Muchas agencias hacen esto, debido al bajo riesgo que implica. Y, si su negocio está sufriendo mucho, pero tiene una buena perspectiva, puede ser una buena idea usar el recurso de factoring para que le de un empuje.

9. Programación de Cuentas por Cobrar

La programación de las cuentas por cobrar es el elemento más importante para su sistema de contabilidad, dentro del marco de las cuentas por cobrar. Si hace toda la contabilidad en su casa con un contador o un contable, usted querrá a alguien que organice sus cuentas por cobrar, a fin de que todo se este haciendo en el mismo tiempo y en la misma forma cada mes. Incluso si sus cuentas por pagar se manejan de manera oportuna y sus facturas se pagan cada mes, si sus créditos no son próximos al mismo tiempo todos los meses, su empresa fracasará. Usted necesita asegurar su negocio y, en última instancia, recibir pagos de manera regular a fin de que su empresa funcione adecuadamente. El establecimiento de una programación de cuentas por cobrar, es el elemento más importante en su departamento de cuentas por cobrar.
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