La Contabilidad: Una Herramienta Empresarial

Muchas personas emprenden su negocio sin contar con los conocimientos básicos en materia de contabilidad y finanzas. Usted debe entender que más que para pagar impuestos, la contabilidad es la herramienta más poderosa con la que usted cuenta para conocer el estado actual de su negocio, evaluar los resultados y triunfar como empresario.

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¿Se imagina usted emprender un largo viaje con un auto al que no le funcione el tablero de control? Es decir, sin saber cuanta gasolina le queda, los niveles de aceite, la temperatura del motor o la velocidad a la que conduce. ¿Cuál es el riesgo que corre al conducir en estas condiciones? Este es el equivalente a dirigir su empresa sin contar con las herramientas contables básicas.

La contabilidad es la técnica del registro diario de todas las operaciones monetarias de las empresas (ya sean personas físicas o morales) y es la base para el análisis de la situación del negocio así como el cálculo de impuestos para su presentación y pago.

A través de la contabilidad, usted controlará los recursos con los que cuenta su negocio y tendrá en mente las obligaciones que tiene para con terceros. Además, conocerá en cualquier momento la situación actual del negocio y podrá prever con anticipación cualquier contingencia que pudiera presentarse. Si por el contrario usted no cuenta con esta información, su visibilidad es limitada y corre el riesgo de impactarse en cualquier momento.

Llevar la contabilidad es una obligación legal

Cada país tiene sus propias leyes y reglamentos con respecto a la contabilidad. Es muy común que año con año las disposiciones legales cambien para adaptarse a la realidad económica, política y social de las naciones. Es recomendable que usted siempre este enterado de las últimas disposiciones contables o fiscales y entienda como estas afectan a su negocio.

En México, el Código de Comercio en su artículo 33, señala la obligación del empresario de llevar o mantener un sistema de contabilidad adecuado, de acuerdo a sus propias necesidades pero el cual debe satisfacer ciertos requisitos mínimos:

a) El sistema debe permitir identificar claramente todas y cada una de las operaciones que se realizan en el negocio y debe poderse ligar con sus documentos probatorios (comprobantes fiscales).
b) Permitirá ver claramente como se llega a los cálculos finales.
c) Deberá poderse construir un estado financiero de la empresa en base a la información recopilada.
d) El sistema no deberá permitir ninguna omisión para asegurar que el registro contable sea lo más verídico posible.

Además, el artículo 34 del mismo código establece que cualquiera que sea el registro que se emplee, se deberá además contar con información impresa, foliada y encuadernada de los principales libros contables.

Los principales libros contables: El libro Diario y el Mayor

La base de la contabilidad la constituyen los documentos financieros y fiscales como son: las facturas o recibos expedidos, las facturas pagadas a proveedores por compras y gastos y los cheques emitidos, entre otros. La información contenida en dichos documentos se aplica a los principales registros contables.

En el libro Diario se contabilizan diariamente las transacciones financieras efectuadas por la empresa, identificando cada operación, acto, actividad y sus características. Por lo que respecta al Mayor, se registran las operaciones que afectan las distintas cuentas contables como Caja, Bancos, Clientes, Proveedores y Capital, entre otras.

El catálogo de cuentas y su utilización en las empresas

El catálogo de cuentas consiste en establecer las cuentas contables que manejará la empresa para generar su información financiera en cuanto Activo (lo que se tiene), Pasivo (lo que se adeuda), Capital (Patrimonio) y Resultados.

Esta información permitirá conocer preguntas como:

¿Cuánto nos deben los clientes y cual es su antigüedad?
¿Cuánto se le debe a proveedores u otros acreedores?
¿Cuánto vendemos por semana o mes y a que tipo de clientes?
¿Qué productos o líneas de productos vendemos más y cual es el costo de realizar estas ventas?
¿Cuánto gastamos en promoción, publicidad y administración?

El balance general y el estado de resultados

El balance general presenta todos los activos (lo que se tiene), pasivos (lo que se adeuda) y capital (patrimonio) que tiene la compañía a una fecha específica. Es como una fotografía del estado de la compañía en un cierto momento.

Esta información nos permitirá contestar preguntas como: ¿Cuánto posee la compañía? ¿Cuánto le debe la compañía a terceros? o ¿De donde obtiene dinero la compañía para operar?

Además de la información financiera, todo empresario desea conocer la utilidad o pérdida que arroja cada ejercicio. Esto se logra a través del “estado de resultados” el cual refleja los movimientos de ingresos y egresos de las transacciones realizadas por la empresa en un período mensual, trimestral, semestral o anual. Con el “estado de resultados” se sabe de manera detallada no solo que, sino como se ha obtenido la utilidad del ejercicio, para poder entonces repetir lo hecho hasta ese momento o corregir el rumbo.

La importancia de los Estados Financieros

Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y tienen por objeto presentar información financiera para que se puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. Para que sirva a este propósito, la información debe ser una representación fiel de la realidad de la empresa, la cual debe ser verificable, neutral y completa.

Además, los estados financieros le servirán entre otras cosas para:

a) Ver que tan rentable es su empresa.
b) Ayudarle a determinar el precio de la misma en caso de que la quiera vender.
c) Evaluar que tanto puede gastar en caso de una expansión o cambio de estrategia.
d) Obtener un crédito con alguna institución financiera.

Cabe mencionar que es altamente recomendable la utilización de un sistema de software para el registro contable, ya que esto agiliza los tiempos de procesamiento de información. Existen múltiples opciones en el mercado, con precios para todos los presupuestos. Así que ya lo sabe: deje de manejar su compañía a ciegas y pídale a su contador el balance general y el estado de resultados mes a mes.

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