Servicio de Escaneado y Digitalización

Debido al riesgo de lo que puede ser información sensible o importante, los servicios de escaneo de documentos y servicios de digitalización son necesarios. Aquí está un resumen de lo que puede esperar de un proveedor de servicios de escaneado de documentos y digitalización, de modo que usted pueda tomar una decisión informada para la contratación de uno:


1. Servicio de Escaneado y Digitalización

¿Por qué usted necesita documentos digitales?

Los documentos digitales le proveen copias de seguridad necesarios para salvaguardar la información personal de su empresa. El fuego como se ha mencionado anteriormente, puede causar pérdida de datos que podrían ser catastróficas para su empresa. Pero el riesgo no se detiene allí. Muchas otras razones hacen que sea una buena idea usar una empresa de digitalización de documentos. Estas razones incluyen actos dolosos por parte de los empleados (especialmente los que están a punto de ser despedidos), los ataques terroristas, mal funcionamiento de la base de datos, virus informáticos y mucho más. También es una buena idea a su vez, pasar los tipos de medios más antiguos a documentos digitales como copia de respaldo. Los tipos de documentos se discutirán en la próxima sección.

¿Qué tipos de medios de comunicación pueden convertirse en documentos digitales?

Usted no tiene que tener todos sus documentos en papel o en un disco duro del ordenador con el fin de convertirlos en documentos digitales. Usted puede sorprenderse por la cantidad de medios materiales que pueden ser utilizados en la digitalización de documento y el escaneo de documentos. Si tiene alguna película de microfichas en los archivos de su empresa, un proveedor de servicios de escaneado y digitalización de documentos, debe ser capaz de convertir cada artículo, en cada negativo en un documento digital. Los servicios de escaneado que no pueda hacer esto, podría no tener la mejor tecnología. También deben ser capaces de escanear todos los faxes, documentos en papel e incluso transcribir cualquier grabación y subirlas a un servidor también. Los microfilms y tarjetas también deben ser capaces de ser escaneadas.

Aunque su empresa puede tener mucha de la tecnología de computadoras para alojar todo el trabajo que su servicio de escaneado de documento provee, es una buena idea tener un plan de copia de seguridad. Su base de datos de la empresa puede estar en riesgo por una multitud de razones, como se ha mencionado anteriormente. Por lo tanto, es una buena idea tener su servicio de digitalización de documentos, tener la habilidad de alojamiento también. Esto es especialmente cierto por la duración de la conversión. Durante la conversión y la carga, es imperativo contar con una copia de seguridad en caso de que algo vaya mal, entonces usted no perderá ningún dato. El escaneo de copia de respaldo y la digitalización de documento nunca debe ser pasado por alto.

2. Conversión de archivos

El servicio de digitalización de la documentación que usted elija debe tener la capacidad para convertir sus archivos a cualquier tipo de archivo que usted elija. Por ejemplo, si quiere archivos de voz y audio convertidos a MP3 o Wma, debe ser capaz de hacerlo. Si desea todos los faxes escaneados en Formato pdf, debe ser capaz de hacer eso también. En caso que una compañía de servicios de digitalización de documentos trate de recomendar otro tipo de conversión, no hace daño escuchar. Sin embargo, deben ser capaces de acomodar lo que usted quiere, no lo que ellos quieren o lo que es más fácil para ellos.

3. Restauración de fotos

Una parte importante de muchos archivos de la empresa son los archivos de fotos. Lamentablemente, con el tiempo muchas fotos comienzan a desaparecer o pueden dañarse de varias maneras. Usando la tecnología de élite, un servicio de escaneo verdaderamente bueno debe ser capaz de restaurar tus fotos y convertirlas a archivos amigables para la computadora. Ahora, algunas fotos pueden estar demasiado dañadas para restaurarlas, pero la mayoría puede al menos, ser rescatadas lo suficiente para que sean reconocibles. Si tienes fotos en sus archivos, asegúrese de elegir un servicio de digitalización que incluya los servicios de restauración de fotos. Usted se sorprenderá de cuanto pueden hacer los servicios de digitalización de documentos para llevar sus documentos y fotos, de vuelta a un estado reconocible.

4. Recuperación de desastres

Hemos tocado antes la necesidad de un plan de respaldo si el trabajo del servicio de digitalización de documento debe ser víctima de algún tipo de base de datos o mal funcionamiento del equipo. Es fantástico tener esa copia de seguridad, pero que ocurre con la base de datos comprometida? Un buen servicio de digitalización debería ser capaz de ayudarle a recuperar sus archivos perdidos, incluso si no se trata de una completa recuperación - y, a menudo, la recuperación completa no es posible. Estos tipos de servicios de alta tecnología son llamados de recuperación de desastres. La recuperación del desastre es especialmente importante si usted no eligió tener la empresa de servicios de digitalización de vuelta en su propio servidor.

5. Fax a E-mail

¿Has oído hablar de una nueva tendencia en faxeo llamada e-mail o fax de Internet? Con el fin de reducir el uso de papel y los residuos, muchas empresas están usando e-mail o Internet los servicios de fax. Esto también ayuda a mantener las cosas más confidenciales, ya que es más difícil encontrar un fax en un e-mail de alguien protegido por una contraseña, de lo que es encontrar un papel sobre su escritorio. Este tipo de servicio nos lleva a las preguntas - ¿qué hay de todos los faxes que llegaron antes de la llegada de Internet fax? Estos aún necesitan ser protegidos y catalogados para la posteridad. Un buen servicio de digitalización de documentos debería ser capaz de adoptar todos los faxes presentados y pasados y convertirlos en archivos que pueden enviarse por correo electrónico, incluso si ellos son tan viejos que nadie tiene necesidad de enviarlos por e-mail en cualquier momento en el futuro. Los documentos que son fáciles de e-mail incluyen las extensiones Jpg, Pdf y doc, entre otros. Busque una compañía que pueda ofrecer este tipo de servicio, ya que su empresa puede tener muchos faxes de papel que necesiten ser archivados para su custodia.

Esta es la parte que podría haber estado esperando-para averiguar cuánto le va a costar todo esta documentación y escaneo. No hay una cantidad fija de precio para una conversión digital. Esto se debe a que no hay dos puestos de trabajo que sean bastante similares. Una pequeña empresa con sólo 10 años de experiencia tendrá mucho menos documentos (y mucho menos documentos complicados) que necesiten ser escaneados o digitalizados. En la otra cara de esto, una empresa que ha estado en el negocio durante varias décadas no sólo puede tener miles de documentos a escanear, también pueden tener tipos más arcaicos de documentos (como microficha) para escanear también. Evidentemente, esto haría aumentar el precio un poco. Al final, es una buena idea pedir cotización a diferentes compañías, asegurándose de que cada uno tiene la tecnología que usted necesitará para completar esta tarea.

6. Resumen

El creciente negocio de servicios de digitalización de la documentación es necesaria para salvaguardar los documentos de su empresa, desde los documentos mundanos hasta los documentos de propiedad. Elegir un buen servicio de digitalización de imagen es una tarea difícil. En primer lugar, usted debe saber aproximadamente cuánto trabajo tiene para ellos, y qué tipo de artículos necesita escanear-se trata simplemente de documentos en papel o también tiene fotos, faxes u otros artículos especiales? Una vez que usted sepa lo que tiene, puede obtener estimaciones de los servicios que debe tener la tecnología para tener fácilmente en tu puesto de trabajo.

Un buen servicio de digitalización de documentos debe tener la capacidad de convertir todos los medios de comunicación, desde tarjetas hasta fotos que necesitan ser restauradas antes de que puedan ser archivados digitalmente. También deben ser capaces de hacer copia de seguridad de todo su trabajo en un servidor separado de los suyos y ser capaz de ayudarle en la recuperación de desastres por si algo ocurre a su base de datos de documentos digitales recién escaneados. Algo menos que estas habilidades, significa que es mejor no tirar su dinero por cualquier servicio que viene con el servicio de documentación digital.
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