Software para el Manejo de Documentos

El Software de gestión documental le puede ayudar a una mejor organización y gestión de su negocio. Esta tipo de software le permite recuperar, clasificar archivos y todos sus documentos digitalmente. Esto permite que cualquier documento sea recuperado en cualquier momento del día, desde cualquier lugar, sólo por el uso de Internet y el navegador de Internet. Esto significa que su negocio se llevará a cabo de manera más eficiente y eficaz.


1. Lo Básico del software de gestión documental

El Software de gestión documental reduce el costo de una empresa para manipular y almacenar documentos. Al implementar este tipo de software, se ahorra un tiempo valioso porque los empleados ya no tienen que perder preciosos minutos en clasificación de archivos y recuperación de documentos. Esto permite a los empleados, realizar más tareas en toda la jornada laboral. El tiempo es salvado a través del acceso instantáneo a los documentos de una serie de aplicaciones de software. El sistema de imágenes de documento es fácil de instalar y, en general, el software está en funcionamiento y accesible dentro de una hora de instalación. El software puede utilizarse en un departamento de una empresa o en toda una empresa en su conjunto. Al utilizar el software de gestión de documentos para buscar documentos, lo único que el usuario tiene que hacer es escribir una palabra o frase para recuperar el documento específico. Esta palabra o frase puede venir de palabras claves que se encuentran en el correo electrónico, Microsoft Office, ERP, u otros tipos de aplicaciones. Esto permite que la obtención de los documentos sea rápida y fácil. El Software de gestión documental permite al usuario escanear, indexar, buscar y proteger los documentos. Los documentos pueden también ser enviados a los diferentes departamentos o individuos. Este tipo de software indexa automáticamente los documentos a través de la asignación de facultativo de diferentes campos. Estos campos pueden incluir el tipo de documento, fecha, o el nombre del cliente. Con el software de gestión documental, un individuo tiene permiso para hacer un programa de flujo de trabajo. Este programa permite que los documentos sean transferidos a otros empleados, en cestas de proceso y la conclusión. El usuario puede escanear facturas en una sucursal de la empresa y, a continuación, redirigir el documento a la gerente de otra sucursal para su aprobación. Todo esto se puede hacer a través de Internet. Este proceso ahorra tiempo y papeleo innecesario. El documento de software de gestión es independiente del hardware, por lo que cualquier opción de fotocopiadora o escáner se puede utilizar. El software es altamente compatible con todos los sistemas y equipos. El sistema de imágenes para documento tiene un precio razonable, en el rango de precios de trescientos dólares. Las empresas, con este tipo de software, puede escanear más de quince millones de páginas en el disco duro de la empresa. Esto ahorra dinero en papel y deja mucho más tiempo que pueden utilizarse para otras funciones empresariales.

2. Gestión de documentos médicos

Hay una serie de beneficios al utilizar el software de gestión documental en el ámbito de la medicina. El software es capaz de buscar el nombre del paciente y que muestra el instante exacto de la página Explicación de Beneficios (EOB) de ese paciente en particular. El formato EOB se puede recuperar si es en formato electrónico o en papel. Esto ahorra tiempo del personal médico de cribado y la recuperación de archivos ya sea a través de un banco de datos, carpeta o dedicarse a clasificar a través de un archivador. Por otra parte, el EOB de forma instantánea, puede ser enviado por correo electrónico, fax, o impreso con un simple y rápido clic de ratón. Esto permite que el documento que se recuperó al instante se vistos por el destinatario. El software de gestión de documentos médicos, está encriptada con contraseñas y con las últimas características de seguridad y sigue todos los requisitos de la HIPAA. También existe un módulo de auditoría HIPAA, que crea una base de datos que mantiene un registro de todos los documentos que se ven y que se realizaron búsquedas. Enumera el nombre del empleado que realiza el documento de búsqueda. Esto le permite realizar un seguimiento de todo lo que ocurre en su empresa y permite un acceso instantáneo a estos archivos.

3. Documento de Imágenes de factura

Al utilizar el software de gestión de documentos para realizar las imágenes de factura, puede ser utilizado un navegador para aprobar y escanear facturas y otros documentos de apoyo. Esto reduce la manipulación del papel mediante la creación de una base de datos de todos los documentos almacenados y de las facturas. Algunas empresas utilizan esta característica como un fichero digital. El usuario del software es capaz de escanear facturas y, a continuación, hacer una búsqueda particular de las facturas por el número de factura o nombre de proveedor. Además, para hacer la recuperación de documentos aún más fácil, el programa puede ser diseñado para buscar un documento utilizando una frase para encontrar y mostrar la imagen escaneada. Otra característica del software de gestión documental es la capacidad de enrutamiento de las facturas a la persona apropiada para su aprobación. Esto ahorra el tiempo de espera del correo o de un servicio de entrega de los documentos importantes. Este software también reemplaza la necesidad de manual, que consumen mucho tiempo de entrada de datos. El software permite al usuario escanear los datos de la factura y, a continuación, los datos se colocan automáticamente en el sistema A / P de la empresa. Con este bono función, un empleado no tiene que entrar en cada factura, si no en el sistema A / P.

4. Prueba de entrega de Documentos

El Software de gestión documental es fundamental para aportar la prueba de que los clientes hayan recibido los bienes y servicios que solicitan. Esto se logra mediante la prueba de la entrega de imágenes. Con un solo clic del ratón, un usuario del software puede ver, imprimir, o e-mail un recibo firmado de que las mercancías fueron entregadas en realidad, lo que en esencia se llama prueba de entrega. Una empresa puede dar a sus clientes el acceso a una valiosa búsqueda y ver sus propios recibos de prueba de entrega a través de Internet. Esto mejora la fiabilidad y el servicio al cliente. El Software de gestión documental permite al usuario escanear y buscar los recibos de prueba de entrega, sin tener que escribir el documento de información en el sistema manualmente. Los recibos se pueden escanear y luego remitir a los diferentes departamentos, tales como cuentas por pagar, o los recibos pueden ser automáticamente colocados en el sistema A / P. Esto permite un fácil almacenamiento, aprobación y registro de todos los documentos requeridos.

5. El software de gestión de documentos legales

Las empresas que giran en torno a la esfera jurídica puede tomar ventaja de muchos beneficios proporcionados por el software de gestión de documentos. El software está diseñado para escanear, para seleccionar un sello, OCR, índice, búsqueda, y proteger todos los documentos. Los documentos pueden también ser enviados a determinadas personas o a un departamento en su conjunto. Los profesionales del derecho pueden utilizar los campos de índice clave al escribir en los datos, mientras que un documento es escaneado en la aplicación de software. Esto permite que el documento se indexe en un campo determinado. Si la indexación se produce antes de que el documento sea escaneado, esto se llama Distribuidora de introducción de datos. Un empleado puede realizar una búsqueda desde los tribunales, desde casa, de un hotel, mediante el uso de la Internet y el navegador de Internet que han elegido. Esto permite durante veinte y cuatro horas el acceso a todos los archivos importantes. Además, si es necesario tener un documento en el tribunal, el archivo puede ser colocado rápidamente en un CD-ROM. El archivo o base de datos puede ser colocado en varios CD-ROM, lo que permite a cada miembro del co-asesor para tener una copia de la información vital. El software de gestión de documentos legales está equipado para imprimir un documento en lotes. Esto permite imprimir a la vez, miles de páginas que desea ubicarla en diferentes impresoras. Esto ahorra tiempo que se desperdicia mientras que un trabajador espera de un documento para imprimir. Esta función se usa cuando miles de documentos deben ser impresos y distribuidos a un abogado y al oponente. Hay tres diferentes tipos búsqueda que se pueden utilizar para obtener documentos legales. Un empleado puede realizar una búsqueda fuzzy que recupera el texto completo de un documento. Si un empleado utiliza el concepto de búsqueda, lo que permite recuperar, sólo los documentos que están en estrecha proximidad a la frase de búsqueda utilizada. Con la búsqueda Booleen, un empleado puede buscar un documento legal, ya sea por una fecha específica o una secuencia de números. Esto permite a los usuarios de software de gestión documental, evitar la molestia de buscar manualmente para los que necesitan completar la tarea a mano. El Software de gestión documental está equipado con varios únicos y útiles sellos Bates, sello característico. Los sellos Bates pueden ser automáticamente incrementados, ya sea por su número o prefijo. El tamaño específico, tipo de letra, color y se puede elegir cuando se crea cada sello Bates. El sello Bates se puede poner al principio o al final del documento. Asimismo, un sello Bates puede ser colocado a la izquierda, centro, derecha o la rúbrica de un documento. El software ofrece la re-secuenciación de sellos Bates en documentos en múltiples producciones. Un administrador es capaz de controlar y vigilar que haga los cambios o adiciones a los documentos almacenados. Este es un gran elemento de seguridad que permite a un administrador estar en control y responsable de todos los documentos almacenados.

6. Oficina de Servicio

Con el software de gestión documental, los empresarios pueden iniciar su propio negocio basado en Web. Una persona puede ofrecer acoger los documentos para los clientes, ya sea de forma gratuita, como un bono adicional a los servicios ya prestados, o por un módico precio. Los clientes serían capaces de buscar y acceder a sus documentos a través de Internet. La Web se puede utilizar como su negocio de las plataformas para ofrecer a nuestros clientes la opción de escanear y buscar sus documentos desde la comodidad de sus computadoras de escritorio e incluso recuperar los documentos, por medio de su propia página de arranque personalizado. Como oficina de servicios, usted será capaz de proporcionar a sus clientes veinte y cuatro horas de acceso a su información. Además, los documentos se pueden colocar en un CD-ROM o DVD. Los archivos se pueden escribir ya sea en PDF o TIFF. En cada disco puede ser una copia gratuita de su motor de búsqueda. Esto permite una amplia base de clientes. Lo bueno de tener este tipo de negocios es que sus clientes dispongan de contraseña de seguridad, y usted no tendrá que pagar por cada página, las tasas de barrido. Esto le permite trabajar desde casa y pasar a ser su propio jefe. Muchas personas se han beneficiado de este negocio de recursos, asignados a través del uso de software de gestión documental.

7. Motor de búsqueda

Los desarrolladores de Hardware o software pueden utilizar el documento para la gestión de instrumento software de texto completo a buscar en sus aplicaciones de hardware o software. El texto íntegro de la búsqueda es útil en la creación de cajas de teléfonos celulares, grabadores de vídeo personales, cámaras y otros dispositivos que están en formato digital. Los documentos que se buscan pueden ser recuperados en el orden de importancia que sea necesaria. Las búsquedas se pueden hacer por fechas, secuencias numéricas, o frases claves. Esto permite que sólo ciertas personas, puedan recuperar los documentos clasificados. Un concepto de búsqueda puede ser realizado mediante el uso de software de gestión documental. La información y los documentos pueden ser recuperados sobre la base de conceptos específicos, tales como "GPS". Otra característica es que el motor de búsqueda recuperará los documentos, aun cuando una palabra está mal en la clave o frase de búsqueda. Los usuarios del programa pueden facilitar la búsqueda de documentos o programas de televisión que se han registrado o de archivos de audio.

8. Captura de Documento

Para la captura de un documento se utiliza el software de gestión, un documento que puede ser escaneado bien por un escáner o una fotocopiadora digital, luego indexado por categorías y, por último, encaminado a los sitios y carpetas. Los documentos pueden ser remitidos por determinadas similitudes en su contenido. Por ejemplo, si un usuario escanea un documento 401K, el documento se indexará y es redirigido al archivo especificado 401K. Esto es sólo como un fichero digital. Un documento puede ser escaneado a través de una persona de la red de área local a Internet y, a continuación, almacenarlos en formato PDF o TIFF. Esto permite que el documento pueda ser utilizado en diferentes aplicaciones de software.

9. Otros Beneficios de software de gestión documental

El Software de gestión documental tiene acceso a diversos módulos de auditoría. Hay un módulo para HIPAA, el IRS, NASD, y la ley Sarbanes-Oxley. Esto permite a una empresa tener una base de datos de cada documento que ha sido objeto de búsqueda y visualizado. A través de la utilización de este tipo de software, los documentos pueden ser escaneados a alta velocidad que permita mejorar la eficiencia de la oficina. Faltan los documentos que puedan ser identificados, y los documentos que pueden recuperarse fácilmente mediante el uso de tarjetas de índice definido por el usuario. El software automáticamente crea una tarjeta de índice para cada documento escaneado en el programa. Los documentos pueden ser buscados por utilizar una palabra o la imagen del documento. Esto permite que la información de interés pueda ser vista rápidamente. Los administradores pueden ejecutar una función que requiere de todos los documentos que se deben controlar y comprobar. Los documentos pueden ser buscados desde cualquier ordenador, a través de Internet, a cualquier hora del día. Las empresas pueden llevarse a cabo, literalmente, veinticuatro horas al día. Al buscar un documento, algunas anotaciones se pueden acoplar que permiten a los empleados colaborar unos con otros. A través del uso del software de gestión documental, se ahorra tiempo. Los empleados ya no tienen que gastar tiempo en la copia y la organización de sus trámites. Su negocio se desarrolla de manera más eficaz, mediante el uso de software de gestión documental.
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